社有車　ー　鍵のルール

社有車の鍵は「総務部」の管理です。
「物理ファイル」と「S:\4.車両」フォルダで
鍵の本数・形状・所在・鍵の授受記録を管理しています。
　
＜　総務部緑キャビネットで保管　＞
　鍵保管BOX、物理ファイル-鍵台帳（鍵の授受管理表）

＜　「S:\4.車両」フォルダで保管　＞

鍵台帳(車・自転車) 　　　・・・物理ファイル用の鍵の授受管理表のフォーマット
key管理\key写真　　　　　・・・鍵本体の写真を保存
key管理\key管理表　　　　・・・鍵の形状や刻印ナンバーを記録

【特記事項】（以下２項目は2021/3/5　森総MTGにて確認）ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
・営業（大石さん・嶋田さん・信田さん・鈴木啓さん）の鍵は
　「key管理表」に記録と写真を保管しますが、
　鍵本体の管理は総務部ではしません。
・鍵本体は【移動先オフィス】に１本以上、
　【総務部】には紛失・破損時の予備として必ず１本保管します。　
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・スマートキーなど使いやすい方をメイン使用としてもらい、
　総務保管は緊急時対応のため物理キーでOKです。
　スマートキーが2本あるようなら、一本は【ディーラー純正スマートキー】を
　総務部でも保管しましょう。
・鍵の【移動】や【複製】など何かアクションを起こす際は
　都度森総MTGにて報告・確認を忘れないようにしましょう！
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１、新しい車を購入した時の鍵の確認手順
　（１）鍵の本数を確認します

　（２）全ての鍵の写真を撮影し「key写真」フォルダに当該車両フォルダを
作成し保管します
　・刻印ナンバーや鍵の形状が一目で分かる様に記録を残します。
　　　　・遠隔オフィスへ渡してしまうと、どんな鍵の形状か分からなくなるので念のため。

　（３）総務サーバー内「key管理表」に新しい社有車欄を追加します
　　　　　・使用の所在オフィス・車種・登録番号・鍵の形状・刻印ナンバー・備考等を記録
　　　　　・エクセルシート上書き保存は禁止！更新毎に新しくシートを作成します。

　（４）物理ファイル用に「台帳(車・自転車) シート」を新しく作成・印刷し、
　　　　物理ファイルに収めます。
　　　　　・台帳には所定の必要項目を入力

　（５）鍵本体にキーホルダーをつけます
　　　　　（記載例）タント青　大宮500い0391
　　　　　　※キーホルダーに（キーホルダー①）（キーホルダー②）などの
　　　　　　　ナンバーはふらないでおきましょう！
　　　　　　例）共用スマートキー（キーホルダー①）の電池が切れたので、
　　　　　　　　総務緑棚の予備スマートキー（キーホルダー②）と交換した。
　　　　　　　　予備スマートキー（キーホルダー②）は鍵BOX専用キーホルダーを
　　　　　　　　つけていたので、本体を交換した
　　　　　　　　結果、キーホルダーに①②と番号を振っていたが、
　　　　　　　　本体はチェンジしてしまっている。
　　　　　　　　共用スマートキー（キーホルダー②）予備スマートキー（キーホルダー①）と
　　　　　　　　なってしまった。
　　　　　　　　元々①②の本体がどっちがどっちかよく分からなくなり、
　　　　　　　　管理表にキーホルダーナンバーを記録していると、
　　　　　　　　記録内容と変わってしまうため。

２、車をオフィスからオフィスへ移動する時の鍵の扱い
　　※オフィス間の鍵の受け渡しはありません。必ず総務部が返却受取・貸与をします。
　　
　（１）貸与先のオフィスから総務部に鍵を返却してもらいます。
　　　　返却された鍵の本数は下記表でトリプルチェックをします。
　　　　　・key管理表　・鍵台帳(車・自転車) 　・key写真フォルダ

　（２）返却された鍵は、紛失防止のため一旦総務緑キャビネットの鍵BOXに保管します。

　（３）物理ファイル「鍵台帳(車・自転車) 」に返却日付・担当者印を依頼します。
　　　　※郵送返却の場合は直筆や直接押印はいただけません。
　　　　　カギを「誰から返却されたのか」
　　　　　もしくは「どこのオフィスから返却があったか」分かる様に総務で記録します。

　（４）物理ファイル「鍵台帳(車・自転車) 」を車の移動先の新オフィスに更新します。
　　　　受け渡しの際は、紙の鍵台帳に受取印をいただくため郵送します。
　　　　近隣オフィスであれば、直筆で返却日付・担当者印を依頼します。

　（５）「key管理表」にて本数・所在を確認し、所在を「移動先オフィス」に変更します
　　　　エクセルシート上書き保存は禁止！更新毎に新しくシートを作成します。　

　（６）紙の「鍵台帳(車・自転車) 」の総務返却をまって、完了です！
　　　　

３、車を廃車・譲渡するときの鍵の扱い
　（１）総務部の緑キャビネットから「車の鍵BOX」と「物理ファイル」を手元に用意します。
　
　（２）物理ファイル「鍵台帳(車・自転車) 」の紙台帳に廃車日付など記録を残します。
　　　　紙台帳は記録として残しますので、処分しないでください。

　（３）「key写真」にて本数・所在を確認し、確認を終えたら
　　　　「廃車・譲渡」フォルダに移動をします。
　（４）「key管理表」は廃車・譲渡の社有車の行は、一行を灰色ラインにし、
　　　　備考欄に廃車日付など記録を残します。
　　　　エクセルシートの上書き保存は禁止！更新毎に新しくシートを作成します。　
　　　　
　　【遠隔オフィスで廃車・譲渡する場合】
　　　・物理ファイル「鍵台帳(車・自転車) 」と「key管理表」の鍵本数を確認し
　　　　オフィスへ鍵を渡します。
　　
　　【MUオフィスで廃車・譲渡する場合】
　　　・物理ファイル「鍵台帳(車・自転車) 」と「key管理表」の鍵本数を確認し
　　　　廃車ピックアップの日に合わせて鍵を用意しておきます。

＜鍵の呼び方＞　　key管理\key写真フォルダに「キー名称」参考写真保存
・ウェーブキー　ディーラー製の物理キー
・スペアキー　　量販店で複製した物理キー
・リモコンキー　ドアの開閉ボタン＋ウェーブキー
・スマートキー　ドアの開閉ボタン＋鍵無しでエンジンがかかる