社有車管理台帳を2021年よりスプレッドシートに変更しました。
運用方法は紙台帳での管理時と同じです。
台帳の更新後（車検証の内容に変更が生じた場合）は財務経理部・人事法務部にスプレッドシートのリンク先を送り必ず共有する点もこれまでと同じです。
【参考文】
社有車管理台帳を更新いたしました。
ご確認お願いたします。
＜URL添付＞
【台帳更新箇所】
「管理台帳＜入力用＞」シートが更新をするシートとなります。
車検証の内容に変更があった際は更新しましょう。
「管理台帳＜入力用＞」シートの内容が「点検管理用」シートに反映されます。
「点検管理用」シートの入力欄は、J列・K列のみです。
【注意事項】
月に一度は必ず確認する事をルーティンワークとする事をお勧めします。
ー以下は、紙台帳だった時のマニュアルーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◆ 「社有車管理台帳」とは
・会社名義の自動車を管理している台帳
・\\192.168.1.1\総務部\５．設備(オフィス)・車両・電話\🚙車両 にあるExcelファイル
・総務部にて更新、更新後は財務経理部と人事法務部にも紙ベースで渡している（情報共有してほしいと依頼あり）
・任意保険についても記載があるが、任意保険の担当は人事法務部（松山さん）
◆入力
・新しい車が来た、廃車になった、契約が変わった、車検が終わった…など変化があった時に適宜入力する
・入力方法については現存の物を参照、同じ形式にて入力する
・車検の期限が本年中にあるものは、蛍光イエローなど色を着けておく
◆車両管理
・【車検期限】を必ず確認し、期限が切れる前に必ず車検を行う!!!!!
・遠隔オフィスもお知らせするだけで、車検の実施は営業が各自で行う。
・ハイエースも代表個人所有だが何かあったら困るので、お知らせを行う。ただし、お知らせのみで終わらず、総務にて車検をすることがある。（2019、2020、2021年は代表が持ち込みしていると記憶しています）総務は運転できないので、中屋さんに引き取りと納車をお願いする。
請求書は「井上一生」の個人名義でもらう。
・車検が終了したら、車検証のコピーを必ずもらい(PDFデータでも可)、管理表を更新して、ファイリングする
・新しい車が来た時は表に追加。廃車になった時は削除せずに行を切り取って印刷範囲外の部分に挿入して貼り付ける。
・更新が終わったら4枚印刷。1枚は徳光ファイル、1枚は車両ファイル、1枚は人事法務部、1枚は財務経理部と
ファイリングや分配する。
◆留意点
・現状、属人作業になっているので、たまには総務部内でWチェックした方が良い気がしている
・車検の業者や金額がわかれば入力しておくと、参考になる
◆「社有車管理台帳」サンプル
社有車管理台帳
