人事異動に伴う岡宮さんへのタスク追加について（自動版）

【総務】会社・組織
2025.11.13

スプレッドシートを使用し、自動でChatWorkのタスク追加業務が可能です。

構成と概要

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LLf85genOA0sojDASXxePMnwsHPCB2YSsmF8cMBhBCQ/edit?hl=ja&gid=936255861#gid=936255861
docs.google.com

本スプレッドシートは3つのシートで構成されています。

1シート目：内容反映
人事労務Gが管理している、人事異動の回覧掲載管理のシートから必要な情報のみ抜き出すためのシートです。

2シート目：フォーマット
岡宮さんへ送信するタスクの本文内容を作成するためのシートです。

3シート目：リスト
本文の定型文や祝日・会社休業日を登録するためのシートです。
会社の休日（お盆休みや年末年始休暇）が決定したら、年に一度情報を更新する必要があります。
（部内年間カレンダー１月に仮でタスク入力済です）

本スプレッドシートは「タスク」のみ追加が可能です。
「異動」や「休職」等の通常メッセージで送信すべき内容は非対応ですのでお気を付けください。

各シートに設置している「ボタン」と「プルダウン」について

1シート目：内容反映

①【ALL CLEAR】
A～J列の情報を＜全て削除＞し、
②の「情報更新」ボタンをクリックし、最新の情報を反映させます。

②【情報更新】
元となる人事労務G管理のスプレッドシートから、必要な情報を本シートにコピーするためのボタンです。自動で更新はされないので、このボタンを押せば新たに追加された情報があればコピー可能です。

③【フォーマットに反映】
「情報更新」ボタンでコピーした情報を、さらに特定の条件で絞り込んで「フォーマット」シートのB列に反映するためのボタンです。
絞り込みの条件は以下の通りです。

・A列の「回覧提出状況」が「済」になっている

・B列の「回覧掲載日」が今日（クリックした日）から＜3営業日前＞
　※土日祝、会社休日を除いた純粋な営業日

・「内容反映」シートのD列に「入社」または「退職」という文字がある
　※「入社」情報だけは、2回「フォーマット」シートへコピーされるようになっています。
　　（理由：ID&PASS発行とPC手配はセットで依頼する必要があるため。）

2シート目：フォーマット

①【入社（ID&PASS）】、【入社（PC手配）】、【退職】
入れるタスクの内容に応じて、定型文をセットするためのボタンです。
各ボタンの定型文は以下の通りです。

【入社（ID&PASS）】

【入社（PC手配）】

【退職】

②【期限日SET】
岡宮さんへ、各依頼に対する「期限」を設定するためのボタンです。
入社の「ID＆PASS発行依頼」は、「フォーマット」シートのＢ列にある「初回出社日」から＜7日後＞の日付、「PC手配依頼」は、「初回出社日」から＜3営業日前＞の日付、退職の「アカウント削除依頼」は、「退職日（日付）」から＜一か月後＞の日付に自動計算されます。

③【タスク送信👉】
A・B列にセットしたタスク内容を送信するためのボタンです。
1件ずつ連投可能です。
クリックすると、「投稿者確認はしましたか？」と「投稿内容」の確認アラートが出ますので、正しければ順番に「OK」を押すと投稿できます。

④【CLEAR】
A,B,Cの入力内容をすべて削除するためのボタンです。
タスク送信後に投稿内容を削除する際に使用してください。

⑤【氏名の＜プルダウン＞】
H1セルに設置しているプルダウンで名前を選択すると、その人のAPIトークンが表示されます。
タスクを入れる際、自分の名前をセットするために使用します。

操作方法

・「内容反映」シートを開き、以下の順でボタンをクリックする。

  1. 「情報更新」ボタンをクリック
    回覧が掲載された後、このボタンをクリックすることで情報が更新されます。
    ※人事労務Gがこの表を更新しない限り更新されませんので、更新されない場合は少し時間をおいてから再度お試しください。
  2. 「フォーマットに反映」ボタンをクリック
    「フォーマット」シートに「入社」「退職」の必要事項が反映されます。

・「フォーマット」シートを開き、以下の順でボタンをクリックする。

  1. 前項での内容反映ができたことを確認後、各項目のB列1行目（B2,B9,B16…の箇所）に記載の「入社」「退職」の情報に応じて「入社（ID＆PASS）」「入社（PC手配）」「退職」のボタンをクリックする。
    入社の場合は「入社（ID＆PASS）」「入社（PC手配）」のボタンを1回ずつクリックする必要があります。
    もし誤ってほかのボタンを押してしまった場合は、その範囲を手動で削除してから正しいボタンをクリックすれば再度セット可能です。
  2. 「期限日SET」ボタンを押す。
  3. 「H1」セルの送信者選択のプルダウンで、自分の名前を探してセットする。
  4. 送信内容を確認後、問題が無ければ「タスク送信」をクリックする。
    クリック後、「投稿者確認はしましたか？」というアラートが出ますので、ここで送信者の情報に誤りがあれば「いいえ」を押せば投稿キャンセルが可能です。問題が無ければOKを押します。
    OKクリック後、さらに「ChatWork 投稿確認」のアラートが出ますので、内容を確認して「はい」「いいえ」を選択しながら進めます。
    「いいえ」の場合はその投稿はキャンセル＆スキップし、次の投稿に移るようになっています。
  5. チャット内容が正しく送信されているか念のため確認してください。
    誤りがあればChatWorkの「編集」機能で修正後、井上に不具合内容をご報告ください。

↑アラートのイメージ

以上

★「もっとこうした」等のご要望があれば、井上にご相談ください。対応できる範囲で対応します。

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