鍵の種別について
〈マスターキー〉
マスターキー。戸を立てつけた時についていた純正の鍵。
1本しかない場合もあるが、複数本ある場合もある。
鍵の表面に10桁前後の英数字の刻印（識別番号）がされており、鍵メーカーにこの番号を伝えると純正スペアキーの発注が可能。
例）「MIWA」の「32PJ2B2C78」⇒美和ロックへ複製発注可能
そのため、英数字の刻印を外部の人間に知られないようにする（鍵を作られてしまうため）。
また、退去時に大家さんに返却しないといけないため、付与・貸し出しは行わずにすべてマスターキーとして保管しておく。
〈スペアキー〉小口現金で作成OK
ハロースミス(武蔵浦和マーレ)など鍵屋などで複製した鍵。10桁刻印はない。
大家から渡されるのがはなからスペアキーという場合もあるので、その場合は渡された鍵をマスターキーとして保管する。
付与するのは基本的にこの種類の鍵になる。
マスターキーから複製したら、正常に動作するか必ず確認する（稀にかみ合わないことがある為）
また、スペアキーからスペアを作ろうとすると鍵屋に断られる場合があるので注意。
〈カードキー〉高崎・大阪
カードタイプの鍵。基本的に「スペアキー」はなく、すべてがマスターキー。
複製する場合は大家もしくは不動産会社を介して発注というのがほとんど。
付与枚数を制限される場合もあるので注意。
鍵保管BOXの種類について
鍵はすべて総務で保管しています。（緑キャビネット内）
【BOX名】 【内容】
KEY-C ⇒ MU建具のマスターキー・車のマスターキー
KEY-R ⇒ 遠隔オフィスのマスターキー（カードキー除く）
半透明の黒いBOX。⇒ スペアキー
※カードキーはオフィスごとにカード保管用ファイルにて保存
MU社員通用口ボックス ⇒スペアが多いので入りきらない分を別にして収納している。
鍵の貸与について
メジャーフローにて鍵の「カギ貸与申請書」が起票されたら、対応する。
１．貸与までの手順
① 貸与希望の本人よりメジャーフローの「カギ貸与申請書」にて
申請してもらう。
※鍵の付与は、入社3ヶ月経過後より可能。特例あり。
基本的には総合職のみ／申請方式（自動付与なし）※不要な人は申請不要。
↓ 申請経路
② 申請が回ってきたら、申請内容を確認する。
③ 該当する鍵のスペア在庫を確認し、在庫の有無に応じてそれぞれ対応する。
※絶対にマスターキーを付与しないこと
スペア（在庫）がある⇒④へ
スペアが無い⇒【総務】スペアキーの作成を参照の上、対応。
④カギ管理表に状況を入力する。
⑴1シート目「カギステータス管理表」で、貸与予定の鍵を「貸与中」に変更する
⑵貸与予定のオフィスのシートの該当箇所に下記を記入
・貸与した方の名前
備考やメモ等あれば、「コメント」で記入しておく。
⇒貸与した日は、メジャーフローの「受領証」を元に記入するので開けておく
※⑧で記入する
⑤ 鍵にキーホルダーがついていない場合は、テプラで鍵番号を作成し、
番号を貼ったキーホルダーをつける。
作成済があればそのまま利用する。
カードキーの場合は、直接テプラで「個人名」「オフィス名」を貼る。
（例・「前橋」「田中」）
※必要に応じ、「オフィス名」「個人名」を入れる場合もあり。
会社名やドアの名前は入れない。
⑥対象者へ鍵の付与を行う。
・対象者がMUに居るなど手渡しが可能⇒Aへ
・対象者が手渡しの難しい遠方に居る⇒Bへ
〈A・対象者へ手渡し可能〉
鍵をもって対象者へ手渡しする。
渡した後、メジャーフロー「鍵貸与申請書」内の受領証を記載してもらうようお願いする。
⇒鍵を渡す ⇒⑧へ
〈B・対象者に手渡し不可〉
鍵を総務便で送る。
・鍵もしくはキーホルダーに、「どの通用口に対応している鍵か」を貼る。
・『鍵』を封筒に入れ、務便で送付する。
・発送の際に、「鍵を送ったので届いたら処理返送いただきたい」旨チャットを入れる。
⑧ 「受領証」が総務へ回ってきたら受取日を確認し、カギ管理表の「貸与日」を記入
～鍵の返却～
退職者等が発生した場合は、鍵の回収を行う。
以上で貸与完了です。お疲れ様でした。
スペアキーの作成方法について
●原則ルール
- マスターキーから作成する事
- 事前に見積もりを取ること（特にディンプルキーは高い）
●作成フロー
① MajorFlowのカギ貸与申請が回ってきたら内容を確認する。
② 該当する鍵のスペア在庫を確認する。絶対にマスターキーを付与しないこと
スペアがある⇒【鍵の付与フロー】へ スペアがない⇒③へ
③ 合鍵屋にＴＥＬをし、見積もりを出してもらう。
（通常のギザギザ鍵ならば1本1000～500円程度なので概算でも可）
見積もりをお願いするとき、どういう形状の鍵なのかきちんと伝える。
Ex）持つところが四角いギザギザの鍵で、「MIWA」と刻印がある。
Mから始まるシリアルが彫ってある。
鍵の長さは全長〇センチくらい
※2025年現在は、ハロースミス 武蔵浦和店に注文することが多いです。
④ 現金払いの鍵作成の場合は、小口現金で支払い。
⑤ お金をもって、鍵屋へ行く
⑥ 鍵屋へ作成依頼
本数が少なければ5～10分で済む場合もあり。時間がかかる場合は一旦帰社することもあり。
⑦ スペアキー出来上がり。鍵の付与フローへ戻る。
［ハロースミス］マーレ武蔵浦和
13-14時は昼休憩なので不在。ネットで定休日を確認する。
＜スペアキー注意事項＞
・必ず一度、きちんと回るかテストしてみる。（稀にうまく噛まず回らないことがある）
回らなかった場合はすぐ言えば調整してもらえる。
遠隔オフィスに鍵を送る際にも、届いたらすぐテストするよう申し添える。
・車の鍵は、基本的にはディーラーに依頼する。
・特殊な鍵（キャビネット・特殊ディンプル）の場合は合鍵屋では作ってもらえないので、
メーカーに連絡・取り寄せする。基本的に高価なので絶対見積もりを取る。
2025/9/24 井上修正
スペアキーの名前の付け方
鍵の名前・本数・どこの鍵の何本目なのか？で名前を決定する。
◆鍵の名前の付けかた
＞＞外部の人間が一見してわかるようでは悪用の恐れあり。
法則がわかればスタッフならわかる形を目指す。
鍵「●●-◆◇◇」（アルファベット－数字）
【アルファベット＝オフィス名】
MU＝武蔵浦和
NU＝中浦和
SH＝白幡
TS＝高崎
SB＝渋谷
UM＝浦和マーケティング
MK＝南越谷
一文字だと重複するので2文字。
二文字でもかぶるようなら後発を三文字にして対応
【数字】
100の位→鍵種別（9まで対応可。それ以上増えるようなら1000の位で対応）
特定のアルファベットの場合もあり。
1、10の位→鍵No.（99まで対応可）
※マスターキーの場合は「M」にしたうえで、
管理用の表の一番上に持ってくる。2
＜例＞
MU-1C01
「武蔵浦和オフィス1番キャビネットの1本目」
C→キャビネット
D→机
(武蔵浦和のみ机の表記は【○○DXX】)
○○→最初に配置された部署（数字・語句）
XX→マスターor本数
MU-Y1DM＝武蔵浦和オフィス役員室机「1番」のマスター
MU-S14
「武蔵浦和オフィス社員通用口の14本目」
S→社員通用口
Y→役員室
J→事務所入り口
ドアが複数ある場合はドアのほうを数字で定義づけして利用
MU-2S14
「武蔵浦和オフィス社員通用口2番の14本目」
南越谷オフィスのICカードキーについて
●追加発注方法
在庫の確認をし、在庫がない場合は発注を行う。
新規で発注すると、納品まで大体2週間かかる。
[手順]
- オフィス長へ、ICカードの必要枚数を相談する。
必要枚数＋在庫2枚ぐらい。1枚1,100円(税込)24年1月時点※変更あるかも - 磁気・ICカードおよび鍵作成依頼書 （紛失届）を作成する。
※見積発行依頼を行うこと。
原本保存先↓
\Box#総務・法務G#総務\02_設備・オフィス管理\05_鍵・カードキー\04_南越谷\【原本】
ICカード作成依頼書
【問合せ先】
太陽生命保険株式会社 不動産部 物件管理課
ＴＥＬ ０３－３２７２－６４８９
※ご担当者様へつないでもらう
- 鍵作成依頼書を太陽生命保険株式会社越谷ビル管理人室へ提出。
原本を手渡しもしくは、FAXにてお送りする。
【太陽生命保険株式会社 越谷ビル管理人室】
FAX:０４８－９８５－３８０８
TEL:０４８－９８５－３８０８※FAXと共通
うえの様（金不在）、あらい様（金のみ） - セコムから見積もりが届く。※税理士法人さくら税務宛
ICカードの手配は、太陽生命経由でセコムが行うため。 - 品購入申請を起票→④のメールに返信という形でセコムへ発注
※物品購入には、④の見積り、申込書を添付する。
納品日をセコムに確認する。
※セコムから直接オフィスへ納品ではない。
セコムから管理人室に納品されるので、越谷ビル管理人室へ連絡して
納品の旨と、当日の引き渡しの流れを確認する。
（当日セコムから鍵が届いたら、南越谷オフィスへ電話してもらうよう依頼する。） - オフィスへ当日の流れを連絡する。
- 納品 ※納品は、管理人経由で直接お渡しとなる。
キャビネットの合鍵作成方法について
◆「ライオン事務機」や「アイリスオーヤマ」など国内メーカーだとわかっていれば、メーカーに問い合わせる。
アスクルのキャビネットは外国産だったりするので（Cehaとか）、その場合は下記のような発注の仕方があります。
◆キャビネット合鍵の作り方～ASKULの場合～
※絶対ASKULで買ったとわかってる場合
「Ceha」のキャビネットは、ほぼASKULで購入した品物です。
①キャビネットの品番・鍵の文字・刻印（鍵番号）等わかる情報を控えておく。
②ASKUL商品サポートデスク（0120-56-1147）にTEL。家具担当部署に接続。
③会社名・部署名・何がしたいかを担当にお伝えする。
相手は「いつ買ったどの商品か」を確認されるかもしれません。
いつ買ったかは購入履歴が残っていればわかります。
<いつ購入したかわからない場合>
・絶対アスクルで買ってる（「大分昔だけど、弊社キャビネット類はほぼASKULで買ってるので～」「発注部署がうちではないので詳細はわからなくて～」）
・①で確認した情報をお伝え
<キャビネットの情報が足りない場合>
「写真をメールで送ってもらえれば調べます」とのことで、キャビネットの写真を撮りアスクルサポートデスクの方へ送り確認してもらいました。
④「こういうメーカーのやつなのでこうやって注文してください」と教えてもらえます。
参考：人事法務部キャビネット 2021年4月発注のFAX注文用紙
⑤発注する
お疲れ様でした♪
退職者の鍵の回収について
[手順]
- スプレッドシート「★備品・電子機器・システム管理表」内の鍵管理表で対象者の所持している鍵を確認する。
- その他の返却物と一緒に返却されたら、「返却日」「受取人 ※総務内でだれが受け取ったか」を入力する。
- 返却期日までに戻ってきていない場合は、リマインドする。
- 鍵が戻ってきたら、スペアキーの束に一緒にする。（不足や異常のある場合は対象者へ確認・回収する）
※ 万一、最終出社日までに鍵の返却が無かった場合は
郵送になってもいいので何としても返してもらう。
※ 時たま「キャビネットの鍵」「袖机の鍵」「何かわかんないけど鍵」
を返してくる人がいます。
が、総務にて管理していません!!!
・袖机の鍵は該当袖机とセット（引き出しの中に養生で貼るとか）にしておいてもらう
・キャビネットの鍵は、基本、部署で管理しているはずなので本人に戻し上長確認
・何かわからない鍵は何かわかるようにして返していただく
