武蔵浦和オフィスへ届く郵便や宅配便の処理についての説明です。
1.郵便の「仕分け」について ※重要
届いた郵便物を各部署ごとに仕分けを行うことを「郵便仕分け」と呼んでいます。
１．手順
オープン・クローズ時に業者通用口付近の郵便ボックス内の郵便物もしくは、
郵便局より郵便物が到着後、郵便物を各部署・対象者宛に仕分けする。
※郵便局より受け取りを行う場合は、宛先を必ず確認すること。
郵便物が多い時は、仕分け先を記載した付箋を使用して誤りのないよう仕分けを
行い、各部署へ配布する。
２．仕分け時の宛先
よくある郵便物の宛先は、以下の通り。
※詳細の宛先は、郵便仕分けDBを確認して対応するか、OCRツール（次項で説明）を使用して確認。
☆仕分けの部署→宛先
①一般会計
税理士法人さくら税務宛、小原先生、資産税G
※さくら税務に限らずですが、宛名（個人名）がないものは必ず担当を検索！
デスクネッツの【顧客検索】より担当を検索
②CS管理
鈴木さん宛等
③経理
SAKURA United Solution、さくら税務、さくら労務、税研宛の請求書
金融機関、法人税の郵便物 等
④土屋さん
アンケート
⑤人事 ⇒出入り口横ボックスへ
市役所、住民税、人材育成、健保、退職金 等
※全国健康保険協会、岩原さん宛は一般会計へ
⑥代表
代表宛の郵便物ですが、DMや他の部署へ回すことも多いので要確認
⑦行書 ⇒出入り口横ボックスへ
さくら法務（行書）梅戸さん宛は、行書ボックス
※社労士法人さくら労務 梅戸さん宛は、中浦和ボックスへ
⑧カリゴ→関係会社でない会社の場合
※見分けがつかないものは、大梶さん・小平さんに確認。
※以下の会社から郵便物が来た場合は、カリゴではないので、注意！！（仕分け先）
・アイパワー （一般会計）
・Kサポート（一般会計）
・LIFE REBORN（石川さん）
・トリプルA（石川さん）
・スルーエム（WeWork東京丸の内）
・アドバンスブレイン（一般会計・岩原さん）
・TKC（一般会計・安井さん）
・一般社団法人埼玉地域振興協会SRDA（森重さん）
・ホムコムネット（経理）
・BIZUP【井上一生】（森重さん）
⑨森重さん
SRDA、さくら相談宛 等
⑩社内便（他オフィスからきたもの） → 開封後、各部署へ仕分け
※MU以外のオフィス宛に届いた郵便物は、総務便で他の郵便物と併せて送付する。
3.OCRツールについて
OCRとは、写真などのデータから文字を認識し、文字起こしをするシステムのことです。
総務で利用しているのは、Googleフォームで郵便物のあて名部分の写真を撮影して送信し、スプレッドシートに情報を転記、その情報を別シートから自動で検索する というものです。
武蔵浦和オフィスが担当している顧客やカリゴの契約者さんの情報も網羅しているので、不明な郵便物が複数ある場合は便利かもしれません。
また、郵便局の方が配達にいらしたときに、「この宛名はここで合っていますか？」とカリゴの名前の郵便物などの確認依頼をされるときなどにも聞きに行かずにその場で確認するのにも使用できます。
●使用方法
⑴総務携帯（iPhone）でGoogleフォームの「郵便物OCR」を開く
⑵「ファイルを追加」を押す→「参照」を押す→写真データをアップロードする
※10枚まで一気に送信可能。
⑶「郵便仕分けOCR」のスプシを開き、「OCR入力」シートを開く。
先ほど送信したデータが文字起こしされるので、仕分け先を確認する。
4．配布先
各部署ごとに郵便ボックスがあるため、ボックスへ郵便物を入れる。
MU2階の郵便物は、従業員用入口横に専用のボックスがあるため、そこに入れる。 （人事等）
2024/9/6 馬場・井上作成
2.料金受取人払いについて
◆「料金受取人払」とは
・総務で作成している、「返信用封筒」が返信されて戻ってきたもの
・通常郵送するより、到着まで時間がかかる
・武蔵浦和オフィス分は総務で受け取っているが、各オフィスの返信用封筒は各オフィスにて受け取り
◆「受け取り方法」フロー
①料金受取人払いの郵便が到着したら、配達の郵便局員から交付証（白いシールのレシートのようなもの）
を渡されるので、通数が合っているか確認して、総務日付印を押す
↓
②交付証は、総務の納品書を入れるジャバラファイルに入れる
↓
③財務経理部から何か問い合せがあれば、提出する
3.代引きや着払いの対応方法
◆『代引き』の荷物（『品物のお代金』と引き換えで受け取るよの荷物）
→経理にお声がけする。
＞総務小口で払ってると小口なくなってしまう
＞「本人手配」の「代引き」の場合、総務では払ってよいかがわからない
経理から何か問い合わせがあったら、その時に変更・確認
「代引き」は請求書につけられないので、必ず経理に声をかける。総務申請以外のものを総務小口で立て替えて支払わないこと。
◆弊社宛『着払い』の荷物（『送料』をさくらで負担して受け取ってね、で送られてくる荷物）
→財務経理に確認。（ヤマトの場合は経理支払OKを確認の上で、請求書へつける）
＞承認の下りてるものでないと支払えない＆受け取れない+承認の有無が総務でわからないので
4.料金不足で届いた場合の対応
・郵便料金・・・郵便料金計器で不足額を印字して、配達員へ渡す
・宅急便・・・請求書払いと伝える。但し、事前にその共有が無い荷物については、
財務経理部に申請が回っているか、受け取ってOKか確認する。
・「料金不足のお知らせ」ハガキがついていた場合…そのまま各部署へ回す。
5.お中元やお歳暮の受け取りについて
◆受取りギフト（お中元・お歳暮）対応フロー（収納）
宅配便などでギフトが届く
※注意※宛名が「井上一生」になっていても担当者がいる場合があるので必ず顧客検索にかけて確認する※当記事最下部参照
↓
内容を「贈答品受け取りリスト」に記載
※年が変わった時や、書く欄がなくいっぱいの時は、データ作成してプリントアウトし
新しくファイリングしておく。
↓
■武蔵浦和のオフィスの担当者の場合（代表除く）
ファイル・ハンコをもって財務経理部に行き、お礼状を貰う
その際、「さくら税務」「SUS」「その他(会社名無し)」を伝えて貰う
「その他(会社名無し)」は、社労士Gなど。
経理の表に担当印を押す。またはサイン。総務の「贈答品受け取りリスト」にも経理の印かサインをもらう。
↓
「ハガキ」と「送り状を切り抜いた物」と「品」を記載された担当者の元へ持って行き、3点とも渡す。※郵便と違って一般会計の人でも、ＰＡではなく本人へ渡す。
（品物もご自身で処理してもらう）
担当から「品は要らない＝総務預かり」の場合は、
「ハガキ」とのみお渡しします。
↓
総務預かりとなる物は【総務棚】【総務キャビネット】【冷蔵庫】などに収納する
※「送り状を切り抜いた物」は品名が記載されている部分も一緒に切り抜いておくと、
受け取った担当者がわかりやすい
※あて先に個人名が無い物…「顧客検索」で調べるか、過去の「贈答品受け取りリスト」を
見てみる。どうしてもわからなければ、森重さんやSMGR、MGRに聞いてみる。
■代表の場合は、「贈答品受け取りリスト」に記載して、品を席に置いておく。
冷蔵冷凍品は、冷蔵庫と冷凍庫に入れ、メッセンジャーにて連絡しておく。
■その他のオフィスの場合、、「贈答品受け取りリスト」に記載してチャットして
対応を確認。はがきは、各オフィスにて作成して発送。
◆振り分け／おやつ出し
適当な時期が来たら、おやつに出したり、お持ち帰りで放出したりする
放出した物は「贈答品受け取りリスト」に【済】印を押しておく
・たまに賞味期限をチェックし、あと1ヶ月くらいで賞味期限が切れるものは、
総務MGRに許可を得たうえで、おやつとして放出する
・飲料、ビール、お菓子などストックがあまりに大量になったら、
総務MGRの許可を得たうえで、まとめて大放出（所内空きスペースに広げ、叫んで希望者に持っていてもらう）する
・放出の際は、MU2Fの部署にもチャットなどで声を掛ける
・以前は望年会の景品にギフトを使用していたが、ここ数年、
幹事から不要（別途予算が付くようになり、幹事側でまとめて賞品手配している）と言われてしまったので、社内に放出して処理してしまっている
※MU以外のオフィスのモノ が MUについた場合は、担当者にチャットで連絡し、
どうするかを確認すること。
番外編.Karigoで受け取れない郵便物や荷物について
◆受け取れないもの
受取りが不安な場合は、大梶さん・小平さんに連絡して確認
①現金書留、郵便為替、小切手など（現金価値のあるもの）
・現金書留は必ず「不在連絡票」で対応
・事前連絡があったものや、ライブのチケットはOK
②着払い、代引の荷物
③内容証明
④生もの、クール便、3辺合計120㎝以上の物、生き物、危険物
・保管が難しいもの。クッキーなど乾物はOK。
⑤クレジットカード作成、銀行口座開設関連、証券口座開設関連など
・個人利用で金融関連の類で請求書や明細を除く。法人名義はOK。
⑥パスポート関連、年金関連
・利用規約上、住民票を置くのは不可
⑦月間3通以上のエクスパック
⑧月間5通以上の資料請求し到着する郵便物
＊内容証明・特別送達については必ず「不在連絡票」でのご対応をお願いします。
（先ほど郵便局の方から聞かれて、カリゴ本部に確認したところ直接受け取らずに不在連絡票で
対応下さいとのことでしたので報告致します。）
＊「なぜ不在連絡表なのか？」と
カリゴの最新の利用規約です↓
http://www.karigo.net/agreement/mail.php
今まで通り不明なものは、カリゴ担当者(小平さん、大梶さん)連絡か、「不在連絡票」でOKとのこと。
