武蔵浦和オフィスのみ、総務にて、毎日15時10分くらい～16時出発で、
武蔵浦和の本局(さいたま中央郵便局)へ郵便物を持ち込みます。
1.事前準備【総務より、各部門の担当者へ】
・スプレッドシート：武蔵浦和オフィス郵便ノートを使用
（各部署で用意した郵便物の内訳を記載するためのスプレッドシート）
※人事は専用に別のスプレッドシートがある。
武蔵浦和オフィス郵便ノート「人事労務」シートから確認可能。
部署名等が変更・増設になった時は、適宜修正。
部署ごとにシートが分かれているので、所属部署以外の方+総務以外は編集できないように
【必ず】編集権限を編集しておく。
編集権限編集方法（すべてのシートで操作は共通）
【準備】
１.権限編集したいシートの右の矢印マーク（▼）をクリック⇒「シートを保護」
２.画面右に「保護されているシートと範囲」というコマンドがでる
【権限範囲】
◌シート全体・・・対象部署メンバー＋総務
◌K列すべて（「総務確認」欄）・・・総務のみ（オーナー含む）
◌A1:J9・・・総務（オーナー含む）のみ
◌A10:J10以降・・・オーナーアカウント＋対象部署メンバー
◌L列すべて・・・オーナーアカウント＋対象部署メンバー
・郵便BOX
BOXファイル（背幅は適宜）にラミネートした部門名を貼り付ける。
用意していただいた郵便物を毎日15時までに入れておいてもらう。
2. 毎日の動き
☆～15：00（各部署からの郵便・総務便の締切）
各部署にて、武蔵浦和オフィス郵便ノートに郵便物の数量と種類を記載し、ラックに郵便物を入れてもらう。
※15時を過ぎた郵便物は翌日の対応となる。別納郵便でデスポ1を利用する場合、必ず郵便局へ持ち出す日に印字をすること。詳しくは、社内マニュアルの「【総務】総務便・郵便の回収時間（武蔵浦和オフィス）」を参照。
☆15：00～15:15前後（郵便・総務便の回収）
15時に締め切った総務便と郵便を「さいたま中央郵便局」へ毎日出しに行く。
（※社用車の設備予約の関係で、15時～16時までに行く。）
社用車（酒気帯び検査あり）か社用自転車で行く。
【郵便】
- 各部署ごとに、実際にBOXに入っている郵便物と武蔵浦和オフィス郵便ノートに記載の内容を照らし合わせて内容確認したら、「総務一次チェック」欄にチェックを入れる。
- ②別納郵便がある場合は、総務でデスポ（郵便料金計器）を利用して印字する必要があるため、同スプシ内の「★別納郵便依頼表」で別納の有無を確認し、以下記載の【別納郵便の手順】に沿って対応する。
※ミスがあった場合は、各部署の担当者を呼び出し、修正してもらう。
（総務で修正しない！） - 部内の誰かにWチェックを必ず依頼すること！
Wチェック者は、当日〆切分の郵便ノートを確認し、当日分最終行の「総務確認」欄に「✓」を入れる。
※前の行は自動でチェックが入るので操作不要。
✓を入れると、自動的に行がグレーアウトされるので、それをもって締め切りとなります。
※「総務1次チェック」欄につけた✓もこの時自動で消えるようになっているので、操作不要。 - 取り纏めた郵便物と小口現金は、ラックにかけてあるバッグの中に入れる。（料金不足の際に支払うため）
【総務便】
従業員入り口付近にある書庫の総務便置き場にある青いBOXの『渋谷から江坂税務のボックス』をとりだしてBOXの中身を確認する。
―発送するものがある場合－
郵送物に「急ぎです」や「急ぎではありません」という付箋が貼ってあるものがあり、急ぎの郵便物がある場合は、急ぎではない郵便物と合わせてその日のうちに郵便局へ持ち込むため、梱包作業をおこなう。
※急ぎではない郵便物のみの場合は、毎週金曜日に纏めて送る。
経理と人事は、各オフィス間でのやり取りに「リサイクル封筒」を利用する場合があるため、金曜日までに空のリサイクル封筒がBOX内に入っていた場合も、指定のオフィス宛に返却のため発送する。
梱包作業は、基本的にレターパックライトを使用する。（必ず3センチ以内に入りきるもの）入りきらないものは、サイズの合う使用済み封筒（総務の後ろにある）や箱を使用して、ヤマト宅急便で送る。ヤマトは毎日16時前後に集荷に来てくれるため、指定の集荷場所に置いておくこと。
※使用済み封筒にバーコードの貼ってあるシールなどは剥がしてから使用する。
●宅急便の場合→
ヤマト伝票（総務の業者側入り口の白いキャビネットの上の黒い引き出しトレーの中）を貼って着日を記入する。（翌営業日の日付）
●レターパックの場合→
総務の業者側入り口の白いキャビネットに入っているレターパックライトに「タックシール」（住所ラベルシール）を貼って、追跡番号ラベルに日付、送り先（略称可）を記入してはがし、専用ノートに貼っておく。（専用ノートは白キャビネットの通路側のケースにはいっている。）
内容物を梱包し終わったら、封をせず、他の人にダブルチェックをしてもらうこと。
チェックがOKだったら、封をして鞄にいれる。
※使用後は、スプシの「総務部 郵便ノート」のレターパック管理部分に使用枚数を記入しておく。
★郵便物・ヤマト等総務から何か送付・発送した場合は、スプシ「総務 郵便ノート」に必ず記入する。
☆15：30頃（小口現金とバックをもって、武蔵浦和の本局へ出発する。）
基本的に社用車または社用自転車で郵便局へ行く。社用車類を使用する際は、事前に設備予約をしてから乗ること。（ほぼ車で行くので、社用車に関しては毎日15時10分～16時10分まで予約済み）
また、社有車を使用する際は、出発時・帰着時にアルコールチェックを行う。
アルコールチェックに問題がなければ、従業員入口横に掲示されているホワイトボードに利用者名を記入し、鍵を持って出発。（参照：【総務】社有車・自転車（武蔵浦和オフィス））
※出発時の持ち物
□郵便物（鞄に入れたもの）
□小口現金
□携帯
□免許証（社有車使用時）
□車の鍵（社有車使用時）
郵便局へ到着したら、受付端末の「郵便」→「別納・後納」を選択し受付票を発券して待ち、呼び出されたら郵便物を窓口へ差し出す。
郵便物に不足料金があった場合は、小口現金から支払う。
★不明な点があった場合は、会社に電話をして上長に相談する。
☆16：00頃（帰社）
帰社時のアルコールチェックを行い、ホワイトボードの名前を消し、車のキーを戻す。
（自転車の場合はホワイトボードの名前を消し、鍵を戻す）
3.別納郵便の対応
別納郵便を差し出したい部署の方に直接★別納郵便依頼表に内容を記載していただく。入力していただいた後、総務へチャットで「別納依頼表記入しました」とご一報いただくので。連絡が来次第デスクネッツの「法務・総務」のスケジュールに「🚩○◌（部署名）から別納郵便あり」とスケジューリングする。
発送日になったら、実際の通数を総務で再度確認して、合計金額でデスポを印刷
～デスポ操作方法～
- 金額を入力→「ハイ」ボタン
- 「コウガクで大丈夫か」確認→「ハイ」ボタン
- 金額が合っていたらシールを左から入れる→印刷される
※紙をセットしたらすぐに手を放す！！ - 別納郵便等差出表（用紙）の □証紙 にチェックされているか確認（支払いがデスポの為）
別納郵便等差出表の差出年月日が記入されていなかったら発送する日を記入 - 別納郵便を郵便局に出す
- 郵便局で貰った領収書は総務のじゃばらのクリアフォルダの中にしまう
- ★別納郵便依頼表の総務使用欄⇒発送内訳 に「発送日」「発送者」「単価」「通数」を忘れずに記入する。
※ミスした印字シール、郵便料金計器精算書の押印をもらう時は、ゆうゆう窓口へ。
控えは経理に提出する。
【別納郵便】
別納は10通以上が原則。
2023.11.07/総務便追加/判治・石黒
2023.10.05/別納郵便内容修正/石黒
2024.09.05/マニュアル全体修正/馬場・井上
2025.07.23/全体修正（スプシ対応版へ）/井上
- 切手の代わりになる郵便料金スタンプを郵便物に印字する装置。原則10枚以上出すときに使用する。 ↩︎
