１．電話の表示と基本情報について
内線：NECの上が光ります（ピロリ、ピロリという音が鳴ります）
外線：真ん中の段が外線になります。音声案内に合わせて各部署へ電話が繋がります。水色部分の案内を選択した場合は、法務総務グループの代表電話に繋がりますので、すぐに電話に出るようにしてください。
★他部署が不在で、2コール以上鳴り続けている場合は、総務ででること。
―電話の内容と担当部署―
※財務経理部・役員室/土へは、代表電話以外のボタンと同様に、それぞれの“直通番号”にかかります。
―電話に出る時の言い回し―
代表が光ったとき（上記表№1～4）！基本！
「はい、SAKURA United Solutionでございます。」
総務が基本的に対応するのは、代表が光ったとき（上記表№1～4）とさくら相談（森重さんがいないとき）が光った時。
さくら相談は、極力「はい、さくら相談でございます。」と名乗るようにする。
―代表電話以外で、担当部署が不在のため総務が受電する時－
一般（上記表№5）・資産税（上記表№8）のボタンが光った時
「はい、さくら税務でございます。」
Karigoのボタンが光ったとき（上記表№11）
「はい、カリゴ埼玉支店でございます。」
さくら税研のボタンが光ったとき（上記表№10）
「はい、さくら税務実務研究所でございます。」
※上記は必ずしも別の社名（SAKURA united solution以外の）を言う必要はないです。悩んだときは基本の言い方でOKです。例えばお客様から「さくら税務ではないのですか？」などと聞かれたときは「さくら税務は弊社の傘下でございますので、こちらでご用件等承らせていただきます。」と言えば大丈夫です！
2.発信する時
外線は0発信をしてかけます。（電話番号の前に「0」を打ってから電話番号を押す）
内線の場合は0発信不要です。
３.受電する時
主に「①代表」のボタンが光った時に、2コール以内に電話に出て、 「新規」「コンビニ・特化会計」「社労士」「その他」に関する一時対応をします。
ご用件とお名前を確認してから、担当者へ取次しましょう。
★MUの場合…保留+内線番号を打って、担当者へどこの誰から何の件で電話が来たか、内線何番で保留中かを伝えます。
保留1～3は使用率が高いので、6番等の後ろの番号で保留するなど工夫しましょう。
※ 取次時の言い回し
「お疲れ様です。（自分の名前）です。○○さん宛に、保留●番に○○様からお電話です。」
★その他オフィスの場合…ほかのオフィスにいる旨をお客様へ伝えて、担当者がいるオフィスの代表電話番号を お伝えするか、chatworkで担当者へ連絡し、どこの誰から何の件で電話が来たかを伝え、折り返ししてもらいましょう。
※ 個人チャットでなく、総務+その方の部署のグループチャットで伝えます。
※ 担当者がその他オフィスにいる際の言い回し
「申し訳ございませんが、担当者は他のオフィスにおりますので、担当より折り返しいたします。」
・営業の電話が来た場合、 「新規のお問い合わせか」・「こちらから問い合わせしている件か」を確認し、 こちらからの問い合わせした件以外の新規営業に関しては、基本的にお断りします。
・「代表」以外のボタンがなった時は基本的には担当部署が応対しますが、その担当部署で誰も取らずに2コール以上鳴った場合は受電して、 お名前とご用件を伺って、担当者へ取次します。
・井上代表宛のお電話の場合
お客様名とご用件を伺った後、こちらからお問い合わせさせていただいた件かを確認します。
⇒こちらから問い合わせていた件の場合
不在の時
不在の旨お客様にお伝えして、代表へ”どこの誰から何の件で”お電話があったことを報告します。井上代表はchatworkではなく「Messenger」を主に使用しているので、Messengerで連絡してください。
※ 「折り返しお願いします」とは言わないように！
MUにいる時
内線（760）を押して、どこの誰から何の件でお電話があったことをお伝えして取り次ぎます。
⇒こちらから問い合わせていない件の場合
営業の場合はお断りして、取次はしないようにしましょう。
・税務署、市役所、税事務所、法務局から電話があった時
例えば税務署から申告内容等について電話があった場合、基本的にクライアントの案件を「さくら税務」等で取りまとめて各所へ税申告当を行っているので こちらの担当者名を聞いても代表の名前や各オフィスの税理士の名前になってしまい、 実際に申請した担当者がわからない場合が多いです。そのため該当の顧客名（読み仮名）や電話番号を聞いて、Desk Nets内の「顧客検索」を利用して調べましょう。
担当者名がヒットしたら、MUは内線で取り次ぎ、他オフィスの場合は直通番号をお伝えすればOKです、
※森重さんが担当でヒットした場合は、顧客番号を確認し、6Aがヒットした場合は、
金内さんに連絡する。
※ヒットしなかった場合はCS管理へつなぎます。CS管理が電話に出られなそうなときは、詳しく調べられる部署から折り返す旨を伝え、お名前、社名（所名）、電話番号を聞き CS管理へチャットで連絡をして、CS管理側から折り返してもらいましょう。
・新規のお問合せの対応
新規のお問合せが来た場合は、用件を伺い、各担当へにチャットで連絡を入れ、
以下担当より、全て折り返しにて対応するようにしましょう。
※コンビニ、ワークマン、サロンは、担当がそれぞれ異なるので、店舗名や都道府県を聞くこと！！
※必ず折り返し対応！！すぐに電話をつなぐのはNG！！
☆内容別の担当者
①コンビニの税務に関すること⇒関東営業（中島さん・高橋さん）
②一般会計・税務・社会保険・助成金に関すること⇒森重さん
③資産税・相続・ポラス・中央住宅・ポラテックに関すること⇒重田さん
④会社設立・酒・たばこの免許に関すること⇒行政書士G（2024/9/5MU移転予定）
⇒新規の営業の場合についてはこちらから問い合わせていない件の場合
営業の場合はお断りして、取次はしないようにしましょう。
※コンビニ、ワークマン、サロンは、担当がそれぞれ異なるので、店舗名や都道府県を聞くこと！！
Karigoの電話・来訪者対応
2024/9/5 井上・馬場 作成
