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業務契約書の作成方法について
（１）条件を確認する
・委託内容
・報酬額（定額／成果報酬など）
・契約期間（自動更新の有無）
・その他特別条項の有無（物品の貸し出し、借入金の返済等）
（２）ひな形を元にたたきを作成する
①02.契約書フォルダの中から当てはまる契約のフォルダを探し、 その中に
「年月_契約者名（さくらの法人名）」のルールで新規フォルダを作成。
例：井上理沙⇔行書さくら法務の場合…2409_井上理沙（行政書士法人さくら法務）
②Box#総務・法務G#法務\02.契約書\00.契約書原本（サンプル）フォルダ内で
当てはまる契約の雛形を探してコピー⇒①のフォルダへ貼り付け
③契約内容を確認し、貼り付けしたひな形内を編集。（名前や契約期間など）
編集後、名前を「【さくら法人名】契約書正式名称（契約者名）」としておく。
例：【SUS】業務委託契約書（井上理沙）
（３）作成した契約書の内容を森重さんに確認依頼をする
原則、チャットワークもしくは金曜日の「人事・労務G⇔森重さんMTG」にて
（４）締結
■紙の場合：
①印紙の有無及び金額を確認し、添付する
※（金額が大きい場合）稟議をあげるか、近くの郵便局で印紙購入
②自社分の署名・押印をする
③郵送で相手方に送付する
④弊社控えを待つ
以降、
【法務】契約書（締結後社内処理編）▶「紙契約もしくは他社システムによる電子締結の場合」へ
■電子の場合：
目次「2.Greatsignでの契約書電子締結の手順」を確認してください。
Greatsignでの契約書電子締結の手順
自社から他社へ、契約書をメールで送信～締結までをするときの手順です。
①電子契約システム「GreatSign」にログイン
https://www.greatsign.com/customers/
ID：soumu@sakura-united.net
PW：sakurasoumu1510
②トップページ左側「新規書類」
③「新しいPDFをアップロードして利用」より、
あらかじめ用意した（ひな形をもとに作成した）最終確定データのPDF（※）を
アップロード
アップロードされたデータを確認し「次へ」
④契約書の情報を入力する。
・⦿ 2者間契約 〇N者間契約
⇒甲乙２者の場合は「２者間契約」、
３者以上の場合は「N者間契約」を押下し「N」に数字を入力
☆発信元である対象法人がSUSではない場合、
「N者間契約」を押下し「N」に3を入力する
・送付元：SUS以外は、契約する予定の法人名に変更する（さくら税務 など）
・契約開始日：契約書に開始の＜初回＞の始期日（定めのない場合は契約締結日）
・契約終了日：契約書に開始の＜初回＞の終了日
・契約金額：不要
・自動更新：契約書に記載のとおり
・更新期間：契約書に記載のとおり
・解約通知期限：＜次回＞の契約通知期限の2か月前の属する月の1日
・備考１：オフィス名、物件名、商品名等
・備考２～３：入力不要
・〇現在の状態をテンプレートとして登録する ⦿何もしない
⇒すべて確認の上「署名欄を確定する」▶ポップアップ「入力確認」も「署名欄を確定する」でOK
⑤「宛先を設定する」から送付先情報（締結相手）を入力し「宛先を確定する」
☆発信元である対象法人がSUSではない場合、
宛先設定の際、下記の方のアドレスを送信１に登録する。
（社内のアドレスはデスクネッツ内の「利用者名簿」にすべてあるので探す）
（外部との契約は、担当者にチャットなどでアドレスを聞き出す）
※BPO⇔グループ法人間契約の場合は近藤福太郎さん
（送信２に締結先を登録）
税務、労務、SCC：森重さん katsumasa.morishige@sakura-united.org
財務経営：種山さん naoto.taneyama@sakura-united.org
その他：都度確認
↓
⑥「確認後送付する」から
・送付識別名：書類名と同様で問題なし
・閲覧パスワード：ex[sakura1510]
を設定のうえ「送信する」
★承認の進み具合はGreat sign上で確認可能
契約締結後の締結書類の処理方法について
契約書が締結となったあとの社内処理について説明します。（自社・他社発信に限らず）
⑴紙契約もしくは他社システムによる電子締結となった場合
基本的に契約書は自社（Greatsign）で締結した場合だけでなく、紙や相手先の電子締結システムで
電子締結した場合も「Greatsign」上に保管しています。
①電子契約システム「GreatSign」にログイン
https://www.greatsign.com/customers/
ID：soumu@sakura-united.net
PW：sakurasoumu1510
②トップページ左側「書類管理」▶「書類インポート」より、
締結済みの契約書のPDFデータを取り込む（タイムスタンプ不要！！）
※チェックボックスをチェックすると、
書類をインポートする際にタイムスタンプが付与されてしまうため注意
③取り込んだデータが、最終ページの１番最後にアップされていることを確認し、
書類情報を入力する
・送付識別名：契約書のタイトル
＜名づけルール＞
【さくらの法人名 ※SUS／税務／労務／SM／他】契約書の正式名（締結相手の法人名もしくは個人名）
※ 例：【税務】媒介契約書（株式会社アドバンストブレイン）
・送信元：締結したさくらの法人名
・⦿ 2者間契約 〇N者間契約
⇒甲乙２者の場合は「２者間契約」、
※例：総務アカウントで契約書作成→SUSで契約した場合…2者間契約になる
土屋さんが契約書作成→SMで契約した場合…2者間契約になる
（紙や先方のシステムで作成した書類をインポートした時も同様）
総務アカウントで契約書作成→SMで契約した場合…N者間契約となる
★総務アカウントだけではなく、土屋さんが使っているアカウントもある
その他「甲・乙・丙」などの３者以上の場合は「N者間契約」を押下し「N」に数字を入力
・送信先：相手の法人名、代表者名（メールアドレスは不要）
・契約開始日：契約書に開始の＜初回＞の始期日（定めのない場合は契約締結日）
・契約終了日：契約書に開始の＜初回＞の終了日
・契約金額：不要
・自動更新：契約書に記載のとおり
・更新期間：契約書に記載のとおり
・解約通知期限：＜次回＞の契約通知期限の1か月前の属する月の1日
例：9/9に締結して11/30が満了の3か月更新（自動）→10/1
・備考１：オフィス名、物件名、商品名等
・備考２～３：入力不要
・〇現在の状態をテンプレートとして登録する ⦿何もしない
④「書類管理」を開き、取り込んだデータにチェックを入れ（最後のページにある）フォルダに「移動」する。
「移動」先は、契約書の内容に準ずる
⑤金銭のやりとりが発生する契約書の場合は、
財務経理部とのグループチャットにて近藤福太郎さん宛に必ずデータを共有。
※「秘密保持契約書」等、直接金銭のやりとりに影響しない契約書は対応不要
⑥紙締結の場合は、④で格納したフォルダと同名の物理ファイル（白キャビネット内）に原本を格納
※原則、締結相手の名前順
⑵自社システム「GreatSign」による電子締結の場合
上記④・⑤のみ対応
Greatsignの月額利用料の稟議起票方法
毎月第１営業日を目安に対応する。
※必ず第１営業日である必要はないため、難しければ翌日以降でOK
※以下は手動での処理ですが、今はRPAで自動で文書作成まで可能です。
⑴ 請求書の取得
▢
Great Signにログインする
ID：soumu@sakura-united.net
PW：sakurasoumu1510
▢
左端のメニューから「請求履歴」をクリック
▢
請求内容：前月
請求日 ：当月１日付
の行の「請求書」を表示させ、ダウンロード（デスクトップ保存でOK）
⑵ 稟議の起票方法
▢
MajorFlowを開く
▢
それぞれの項目に下記を記載する
- 稟議種類：【発注済】支払稟議
- 稟議区分：継続申請
- 継続区分：月利用〇月分 ※〇月分は「請求書」の「ご請求項目」に記載されている月
- 件名：SUSグループ｜契約書電子締結）202〇年〇月分」
- 内容：電子契約書の締結および保管のため利用。
月額（ライトプラン）：¥6,240
電子締結費用：150円×4件
小計 ¥6,840
合計 ¥7,524（税込） ※月により値段は変わります - 添付ファイル：※該当月の請求書PDFデータを添付
- 費用（総額）：※該当月に税込合計金額を記載
- 支払方法：✓カード払い
- 支払条件：月末締め翌月１日支払
- 購入・支払先：株式会社TREASURY
▼記入例
契約書の内容確認について
※下記のポイントに注意しながら全文読む。
▢
誤字・脱字がないか
▢
全体を通し、「甲」「乙」（場合によって「丙」「丁」以降も）に間違いはないか
▢
さくらが作成する場合
「個人情報の保護」の条項が入っているか
第〇条 個人情報の保護
１．甲及び乙は、本契約の履行により知り得た個人情報、個人識別符号及び要配慮個人情報（いずれも「個人情報の保護に関する法律」において定義される情報をいい、以下「個人情報等」という）を機密情報として取り扱い、漏えい、紛失、破壊、改ざん等の防止に必要な安全管理措置を講ずるものとする。
２．乙は、「SAKURA United Solution株式会社 個人情報保護に関する基本方針」に基づき自ら個人情報等を適切に取り扱い、また、甲が個人情報等を適切に取り扱うよう監督するものとする。
▢
「反社会的勢力の排除」がはいっているか。いなければ追加
▢
最後の文言が、紙締結・電子締結に沿った文言であるか
紙締結の場合
「本契約の締結を証するため本書２通を作成し、甲乙記名捺印の上、各自１通を保有する。」
電子締結の場合
「本契約書の成立を証するため、本書の電磁的記録を作成し、甲および乙が合意の後、電子署名を施し、各自その電磁的記録を保管する。」
▢
契約終了後にも適用が継続される条項は、下記の条項が指定されているか。
・守秘義務条項
・損害賠償条項
・管轄裁判所
お世話になっております。
Chatwork「さくら経営人事法務部×羽賀先生」2022/5/16 18:55
一般論としては、契約終了後にも適用される場面が想定される条項、契約終了後も存続しないと不都合がある条項となります。
一般的には、守秘義務条項、損害賠償条項、管轄裁判所に関する条項等がそれに該当します。 例えば、管轄裁判所に関する条項などは、契約終了後に紛争が発生する場合に適用が想定されますし、守秘義務条項などは、契約終了によって消滅してしまうと不都合が生じます。
▢
NEW!!
＜インボイス制度＞
１．さくらにとって「支払い」にあたる契約書で、
２．「毎月定額」で、
３．「毎月請求書が発行されない」
（※但し、契約書上は「請求書を発行し」と記載されている場合が多いので「定額」だったらもれなく福太郎さんに確認）
上記すべてあてはまる場合、相手が、
「免税事業者」の場合
⇒契約書への明記や、覚書は不要。
ただし、下記の消費税がさくらの負担になってしまうため、
締結前に、「（さくらが負担しても）本当に締結するか」会社に確認が必要
※令和５年10月１日から令和８年９月30日まで『２割』が会社負担
※令和８年10月１日から令和11年９月30日まで『５割』が会社負担
「課税事業者」の場合
＜新規契約＞
契約書に、インボイスに関する条項の記載（税抜の報酬額／消費税率／消費税額／登録番号）が必要。
※理由があり、契約書に記載ができない場合は、上記を満たした覚書か、毎月の請求書に上記を記載していただく必要あり
▢
全体を通して「さくら」にとって不利な内容はないか
他部署から契約書の内容を確認される場合もあります。
（MajorFlowの「契約書確認依頼書」から申請がきます）
もしチャットで依頼が来たら、MajorFlowで申請いただくようお願いしましょう。
契約書の月次更新チェック業務について
毎月第１営業日に下記の作業を行い、
第１金曜日に「人事・労務G⇔森重さんMTG」内にて継続・解約の確認、及び事後対応を行う。（なるべく月初ごろまでには終わらせるように）
過去に紙で契約した契約書は「Greatsign」に移行中なので、紙とGreatsign上に保管されている契約書の2つをチェックすること。
※紙の契約書はスプレッドシートからGreatSignへの移行作業が済んだら【１】は廃止予定。
【１】対象の契約書（紙）を確認してGreatsignにインポート
★ 事前準備
・スプレッドシート「契約書一覧」を開く
※紙の契約書は、GreatSignへ移行作業が済んだら上記スプレッドシートは廃止予定。
（2024年9月現在は継続中）
・R列の「社内確認期限」を集計する月で絞り込む。紙の契約書をとりだしてスキャン
⇒その後Greatsignにアップロード。
電子契約システム「GreatSign」
https://www.greatsign.com/customers/
ID：soumu@sakura-united.net
PW：sakurasoumu1510
①Greatsign⇒書類管理を開く。
右部分の「書類一括編集」でCSVダウンロードする
（デスクトップなどに一時保管）
②CSVに下記情報を記入して、「書類一括編集」でCSVアップロード。
・送付識別名
・契約開始日
・契約終了日
・自動更新
・更新期間
・更新単位
・解約通知期限
・ 送り元
・ 送り先1_社名
・ 送り先1_氏名
③該当するフォルダに「移動」をしたら完了。
【２】書類を絞り込んでリストアップ
①画面右「書類管理」▶[＋]▶「解約通知期限」に該当月の１日～末日を指定▶自動更新「あり」「なし」で「なし」を選択し、検索
②全て✓を入れ、「廃棄」フォルダ移動▶「廃棄」フォルダを開き、該当月の１日～末日を指定▶「書類一括編集」を押下し「CSVデータDL」
DLできたら、「解約通知期限」欄を全て消し、「書類一括編集」で「CSVデータアップロード」。
③「書類管理」を再度開く▶自動更新「あり」に✓を入れて「検索」
④絞り込んだデータ+Greatsign上に保管されている契約書が絞り込まれたら
CSVダウンロード
⑤契約書確認を開き、前月のシートを複製して
今月の名前に変更し、必要な情報を②のCSVからコピペする。
⑥該当月シートを印刷。
※④の段階で業務委託者の「覚書」等が多数出てくる場合があります。
その場合は内容を精査して、最新のものかつ内容をみて、古いものは削除するようにします。
（例：井上敦史さんの別紙をが複数でてきたら、報酬のことだけ記載された覚書は最新のものがあればOK。しかし、返済金額が更新された覚書は、別紙の内容が古くてもそのまま残すこと。）
【３】スプレッドシートの更新とリストを提出
①スプレッドシートで、以下の処理を行う。
A列に日付を入力▶H列を「移行済」に変更▶R列を「-」に変更
②【2】の④でコピーした紙を上長（松山さん）に渡し、その週の金曜日に開催される
「人事・労務G⇔森重さんMTG」で松山から提出・確認を依頼する。
※森重さんもご存じないものは、森重さんから井上代表に確認してくださる。
【４】継続・解約の社内処理を行う
■表に〇がついている契約＝更新を継続する
①電子契約システム「GreatSign」にログイン
https://www.greatsign.com/customers/
契約書が紙の場合
- スプレッドシート「契約一覧」の解約する契約書の行の解約のプルダウンを選択
- 備考欄に解約日を入力（例：２０２３年１２月）
- 解約通知期限、社内確認期限欄に「-」と入力する
- 森重さんへ確認した「確認表」と一緒に契約書原本をクリアファイルにセットにして契約書書庫の下段に仮置きする（機密処理の時廃棄する）
Great Signの場合
- 該当の契約書の解約通知期限を消去する
- 破棄をクリックする
- 破棄理由（●●●●年●月●日解約のため）と登録する。
※契約書原本が存在する場合は上記４の処理も同時に行う。
