◆料金受取人払の更新とは
・返信用封筒は、郵便局の許可を得た様式で作成している
・時期（更新の3ヶ月をきったころ）が来たら、版下と物の作成をする
・更新は2年ごと、利用期間が延長してしまうので「早めに次の更新のものが欲しい」と依頼があっても作成できない、次更新の封筒は、現在の封筒期限の2か月前から使用できるものを作成する・各担当者やPAから更新後の封筒はいつ納品になるか？など質問があったら「返信用封筒・デスポ更新カレンダー」を確認する
・過去に手続きした書類を見ながらやると良い。（なかなか手間がかかります）
◆業者
フォレストウェイ「封筒そのまま作成サービス」ご注文書を使用（FAX）
◆料金受取人払い郵便の種類
・返信用封筒（MU、NU、MK、TS、SH、EZ）
◆更新作業時の発注は武蔵浦和オフィスにて行う。
更新作業以降に発注が必要な場合は、
各オフィスからは定期発注日に申請⇒発注する。
各オフィスが定期発注より先に欲しい場合、
物品購入申請書を提出してもらい発注する。
◆更新作業をした後は…
・時期が来たら、古い期限の物は所内から回収＆処分(リサイクルしても可)
・該当オフィスにも、上記を連絡する
・ちなみに期限切れで送られてきても、郵便料金計器で支払いをすれば受け取れます
◆◆返信用封筒 更新方法◆◆
提出書類の作成方法～郵便局へ書類提出まで(1～6)
１、スプシ「返信用封筒・デスポ更新カレンダー」に料金受取人払いの更新スケジュールを確認する。作業開始日になったら更新作業を開始。
忘れないようデスクネッツスケジュールにも作業日程を登録しておく。
２、「口座振替承認書」を記入→代表へ押印依頼する。
※履歴を確認し前回行っていなければ不要ですが、心配な場合は郵便局に確認
（高崎・さいたま中央郵便局・吹田郵便局（大阪江坂）は不要でした）
３、現在使用中の封筒を１部手元に準備（総務棚にサンプルあり）し、修正予定箇所にメモ書きしコピーをとる。
郵便局へ封筒原本を送付。原本をスキャンにとり、以下フォルダに保存する。
保存先：Box#総務・法務G#総務\08_郵便\04_料金受取人払い
↓見本※封筒左上の有効期限を記入する。
４、「料金受取人払承認請求書」を記入⇒代表へ「４」の押印依頼をする（角印等）
前回提出時のものを原則踏襲し「日付」「宛先」を変更する。
（料金受取人払いの表を見て開始の日付）
※変更する部分にExcelに黄色マーカーあり。印刷時は黄色マーカーは印刷しない
※原本保存先：Box#総務・法務G#総務\08_郵便\04_料金受取人払い\【原本】料金受取人払請求書（郵便局のフォーマット更新がないか確認する）
5、提出書類をスキャンし、以下フォルダに保存する。
保存先：Box#総務・法務G#総務\08_郵便\04_料金受取人払い各オフィスのフォルダ
書類を全て封筒に入れて各郵便局へ送付する。
※さいたま中央郵便局は手渡し（ゆうゆう窓口へ持ち込み）
※高崎郵便局・さいたま中央郵便局は名刺なしでＯＫ
【郵便局提出書類】
送付状を付けて以下3点と併せて準備
①謄本のコピー
※江坂労務：さくら労務 その他：SAKURA United Solution株式会社
保存先：Box#総務・法務G#法務\01.登記・免許・士業\01.謄本・印鑑証明書（PDF）
②料金受取人払承認請求書「４」の書類
③サンプル封筒「３」の書類
6、郵便局から電話ｏｒ書面で承認番号の連絡が来る
※バーコードは「定型」のみ必要
郵便局から承認番号が届いたら、、封筒の発注
7、版下作成
【A：期限の更新(過去に作成している)場合】
①FAX注文書 ご注文の種別で以下を✔（チェック）
□校正必要
□「リピート 変更有」
□該当のリピートNo.（備品発注書ファイルにて確認）
※各オフィスと、サイズ(角2、長3)ごとに違うので間違えない!!!
□数量は100枚（最小ロット）
□封筒サイズ → 必要なサイズを記入
□封筒色 → クラフト
□レイアウト記入欄 →「その他」に✔（チェック）
□「別紙ご参照ください」とコメントを記入
□要望欄 → 「見積のみに希望」にチェック
□お客様名 → SAKURA United Solution株式会社
□お客様コード：1188458（必ず記載する。記載しないと請求書のルートが変わってしまうため。）
□レイアウト記入欄→納品先：武蔵浦和オフィスの住所
※どこのオフィスの封筒を発注にするにも、納品先は武蔵浦和オフィスにする。
②「別紙」を作成する
・現状の封筒をコピーして、該当箇所に手書きで変更指示を入れる
□切手部の4桁の数字(3桁の場合あり)
□切手部下の差出有効期限
□バーコード（更新の場合は、変更無しが多い。目視で確認。）
バーコードはネットからも取れるので、もしフォレストから「FAXだと画像が荒い」と
言われたら、Web上で見られるのでメールで送付してOKか聞く。
https://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/uke_cyaku/barcode/
□その他、郵便局の指示に従う（局名が変更になる時がある）
③FAXで②を送る
④フォレストから注文確認書が届いたら、FAXが正常に送信できた証拠。
（明細等なにも記載はないFAX）
⑤見積書がFAXで届いたら、X-point物品購入申請書にて申請
⑥承認がおりたら、見積書のご注文に✔(チェック)を入れ、ご署名欄に氏名を記載。FAXで送る。
⑦校正のFAXがフォレストから届いたら、指示内容と合っているかチェック。
部内でダブルチェックする。
⑧NGの場合は修正作業を行う。
⑨校正OKであれば、封筒の本刷り前の確認で使用する。
１３、印刷見本（版下）を局が指定する枚数分郵便局に送付
※高崎郵便局はＦＡＸでＯＫ。本来は版下送付は不要だが、念のため送って確認してもらうのもＯＫとの事
１４、郵便局から利用ＯＫの電話が来たら、本刷りＯＫ
１５、フォレストに本刷り発注
「封筒プリント版下校正確認書」の■チェック項目の該当欄に✔(チェック)、
「上記チェック項目了承いたしました」に✔(チェック)、
社名と担当者名を記載して、個人のシャチハタを押印する。
F本注文としてFAX送信する。
１６、納品後、本刷り後の現物を郵便局に送付
※高崎郵便局は各３部必要
※吹田郵便局は各１部
１７、郵便局から利用ＯＫの電話が来たら利用ＯＫ。各オフィス期限内で利用開始可能。
１８、遠隔オフィスの封筒は、総務部保管用として10部残し、残りは遠隔オフィスへお渡しする。
チャット例：アレンジしてご使用くださいーーーーーーー
【南越谷返信用封筒 長3・角2】
南越谷の返信用封筒の期限は「〇/31」までとなっており
期限を更新した新封筒各90部を明日着でお送りいたします。
新しい封筒は「2021/〇/1郵便局消印から使用可能】となっております。
〇/31までに返送の見込める書類等は、積極的に現在ご使用の封筒を
お使いいただけると経費節約になります。
期限後は新封筒と差し替えをお願いいたします。
期限の切れた旧封筒は紛らわしい等不都合がなければ
リサイクル封筒として社内便（宅急便）送付の際などにご利用ください。
（書き損じ封筒のイメージです）
すぐに新封筒が沢山欲しい！という場合は、お早めの発注をお願い致します。
武蔵浦和在庫は数部のみです。
何卒宜しくお願い致します
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◆◆返信用封筒 新規作成（新オフィス立ち上げ等）◆◆ 参考例：2020年8月大阪北郵便局
注意：管轄郵便局によって必要書類や手続き手順が変わるので
都度確認が必要です。
スタートから納品まで余裕をみて、１か月～１か月半程度かかります。
◆手順
１、使用オフィスの管轄郵便局を調べる。
最寄り郵便局ではありませんのでご注意ください。
２、郵便局より必要書類を確認
（１）作成予定の封筒現物サンプ
ＭＵ在庫にある既存の返信用封筒
（２）郵便番号に記載する７桁の番号
郵便局にて確認、HP等には記載がありませんのでご注意を！
7桁の番号は管理番号で、郵便番号とは異なります。
（３）原寸大の版下校正
フォレストウェイ「封筒そのまま作成サービス」ご注文書を使用（FAX）
7桁の管理番号（２）を伝えると、バーコードを発行してくれます。
フォレスト側は、郵便局から発行しないの？と聞いてきました
バーコードは定型長３に必要で、角２封筒は必要ありません。
（４）口座振替承認書
経理に記入、押印依頼。用紙は郵便局でもらえますが、総務でも何部か保管しています。
（５）登記簿謄本のコピー
３か月以内に発行の謄本、人事法務部に依頼（総務サーバにあるかもしれないのでまずそちらを確認）
（６）料金受取人払承認請求書
総務部フォルダに雛型が有ります
①他オフィスの前回提出時のものを原則踏襲し「日付」「宛先」を変更する。
変更する部分にExcelに黄色マーカーあり。印刷時は黄色マーカーは印刷しない。
②人事法務部へ押印依頼をする
SAKURA United Solution株式会社 角印）森重さんへの押印許可不要
（７）返信用封筒
自分あてに送付されるよう長３返信用封筒を同封する
（８）送り状
３、「２」の書類を郵便局に発送、念のため全て「控え」をとっておきましょう。
４、郵便局よりOK、若しくは訂正の連絡が電話ｏｒ書面できます。
訂正の場合は、郵送でチェックバックが届きます。
郵便局はメールやＦＡＸを使いません。それにより、進行が遅くなります。
５、郵便局よりＯＫの場合、郵便局は新規取引につき、本局に承認をとる関係で
2週間程度かかります。ここでも待機の時間をとられます。
６、この先は総務部マニュアル「料金受取人払(返信用封筒) 更新作業」の「１２」をご参照ください。
※納品後、箱に貼り付けされているリピートNo.記載の紙を剥がして、
備品発注書ファイル内のフォレスト(封筒)部分に貼っておく。→次回注文の時にわからなくなるので
【B：新規作成の場合】
①FAX注文書 ご注文の種別で以下を✔（チェック）
□新規注文
□校正必要
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◆◆返信用封筒 住所変更（新オフィス立ち上げ等）◆◆ 参考2012/10 南越谷オフィス移転
住所を変更しても、有効期限は変更ありません！
１、管轄郵便局へ連絡をし、書類を送ってもらう
書類名：受取人払郵便物等受取人（住所）変更届
※吹田郵便局より、郵便局のHPからダウンロード可能
https://www.post.japanpost.jp/send/fee/how_to_pay/uke_cyaku/
２、会社角印が必要となる書類なので、森重さんより承認を得る
３、人事法務部へ角印依頼
４、１の手続きをスタートする前か同時期に、フォレストへ封筒変更の依頼をする。
５、見積が届いたらXpoint購入申請をあげる。
同時に「住所変更の校正データをチェック＆ダブルチェック」します。
６、承認後、発注をかけます。
７、新住所の料金受取人払封筒が届いたら、管轄郵便局へ
「受取人払郵便物等受取人（住所）変更届」と一緒に新封筒を１部送ります。
８、管轄郵便局からの「承認」連絡後、封筒をオフィスへ送ります。
◆追記
・吹田郵便局では「新住所に移転する」証拠が必要。名刺やお客様に渡ししている案内、HPの記載のコピーなどが必要
・吹田郵便局より、新規作成（いつもの更新）では今までのさくらの「顧客コード」に紐づけるかどうか確認がありました。
・請求先などに関わってくる
・会社によっては支店ごとに分けてくれと言われることもあるので確認している
・顧客コードを新しくするときは「口座振替承認書」が必要
顧客コード変更なしならいらない。
・郵便局から料金後納利用状況確認インターネットサービスの「お客様番号（ログインID）」「パスワード」が送られてきたら経理へ共有する。
毎回ではなく、どういうときに送られてくるかは不明。
◆料金受取人払い封筒業務を人事より引き継いだ過去経緯
・会計で、お客様からの資料の返送用で主に利用している。後払いなので、お客様の金銭負担が無い。会計業務に影響が出ないように早めに対応をする（計3週間程度必要。）会計以外にも、お客様アンケート等もある。
・郵便局や、担当者によって提出物が異なるので、念のため他拠点のときは毎度確認を入れるのが望ましい
・SAKURA United Solution株式会社（本店＝MU）で利用実績があるため、担保軽減・免除が取れるため、全てSAKURA United Solution名義で申請している。（封筒の表書は原則「さくら税務」。費用は経理でさくら税務に振替処理）
・申請期間は、切り替え対応（お客様からの返送タイミング、在庫の処理など）を考慮し、元の期間より1ヶ月～2か月程度前倒して、キリのいい日付にする。＊郵便局の方からお勧めされ、この方法に途中から切替えた
・厳密には更新、という考え方はなく、期限が切れたら再度申請をするという考え方。なので局によっては常に新規と同じ書類一式を提出しないとNGと頑ななところもある
