社有車の自動車保険証券の処理・管理方法

１.フリート保険の場合（社有車が全部で10台以上の時に契約可能）

①　保険証券が届いたら、１台ずつスキャン
②　①を印刷
③　①を財務経理部と総務部に共有「SUS(株)の自動車保険の更新が完了しました」
④　原本から「安心カード」を切り離す
　　ない場合は、①のスキャンデータを使う。
⑤　下記の方へ「自動車保険の更新が完了しました。安心カードまたは①を送付いたしますので、届きましたら車の中に安心カードまたは①を入れておいてください。」とチャットし、送付してください。
　　MU：総務部
　　TS：関口さん
　　SH：石下さん
　　営業所：各営業マン
⑥　①を使ってGreatSignに車両ごとにPDFデータをアップ
⑦　今年の6/30で期限が切れる分は解約処理（契約書一覧／GreatSign）
⑧　「安心カード」を切り離したあとの原本と、印刷した②をセットにし、フリート保険のファイルに車ごとに格納

2.ノンフリート保険の場合（社有車が全部で10台未満の時に加入する）

※2025年に加入した保険は「損保ジャパン　一般自動車保険SGP」

1. 保険会社から保険証券が届いたら、1台分ずつスキャン
2. 財務経理部へデータを全台分共有
3. 各オフィスの担当者へ以下通り連絡する（※該当の車の保険証券のデータも一緒に送る）
   　　MU：総務部
   　　TS：関口さん
   　　SH：石下さん
   　　浦和マーケ：高橋さん
   　　営業所：各営業マン

4. GreatSignに車両ごとにPDFデータをアップ
5. 今年の6/30で期限が切れる分は解約処理（契約書一覧／GreatSign）
6. 原本は白キャビネット内にある「自動車保険」ファイルに保管する。