　　　　　　　　　　　　　　　　　　
定期発注の流れ
各業者への発注方法
物品購入申請の物をあわせて購入

定期発注とは？　　　　　　　　　　　　　　　　　　

月に1～2回、各支店の備品の購入を総務がすること（定期発注の日程は会社カレンダー参照）各オフィスから定期発注申請書（Excel）が来る。

定期発注の流れ

【格納場所】
　C:\Users\○○○○\Box!SUS・全社共有!総務⇔定期発注
　の各オフィスのフォルダ内に新しくExcelファイルが追加されている。

１、申請書に沿って発注する。（発注詳細は各業者への発注方法へ記載）

２、総務用シートのフォレスト・アスクルの「品目数」「金額」等、入力する箇所全ての入力が終わったら、上の「申請」欄横に入力が終わった日付と自分の名前を選択・入力する。

３、フォレスト／アスクルの発注数を部内でWチェックをする。
　　　　
４、Wチェックが完了したら発注作業へ。定期発注すべての業者へ発注が終わったら、申請書の「総務シート」の発注欄の右のシートに自分の名字を入力する。（注文完了ということで）

５、注文と名字入力が終わったら各オフィスの定期発注申請書（Excel）のシート
　①全オフィス共通
　②全オフィス共通（主にフォレスト）
　③各オフィス専用シート
　　3シートをPDF化、
「総務⇔定期発注」内＞各オフィスフォルダ内＞発注済みへ格納する。
（PDF化⇒１２３シートを選択→ファイル→エクスポート→PDF/XPSドキュメントの作成→PDF/XPSno作成の□をクリック）
下の最適化…最小サイズ（オンライン発行）を選択→発行
　※MUの分はPDFにしなくて良い
　※前回分は削除

６、各オフィスの発注済フォルダへPDFを格納

７、発注した金額を★定期発注【金額推移】表に転記する。定期発注申請書の総務用シートの印刷枠外にある金額を発注した月に転記。

C:\Box#総務・法務G#総務\05.物品・発注\定期発注金額推移

８．定期発注書にある総務用シートのみをPDFにし、財務経理の該当月のフォルダへ格納する。　　
Box\SUS・全社共有!総務⇔定期発注\00.財務経理

9.エクセルの発注書は、下記のフォルダに格納する。
　Box\SUS・全社共有!総務⇔定期発注\00.総務\00.発注済み

以上が、定期発注の大まかな流れです。

各業者への発注方法

☆フォレスト・・・ネット注文　　　　　　　　　　　　　　

②全オフィス共通（主にフォレスト）シート内の希望購入数が入力されている商品を　フォレストのサイトでカートに入れていき、Wチェックしてもらう
武蔵浦和「MU」、中浦和「NU」、南浦和「MK」、江坂労務「ER」、江坂税務「EZ」、白幡「SH」白幡行書「白幡行」、高崎「TS」、渋谷「SB」、浦和M「UM」

Wチェック完了後、もう一度カートに商品を入れて発注手配を行う。
※実際に発注する際は
【合計金額が見積書どうりの金額か】【お届け先（オフィス）】【支払方法→請求書】に注意！！
注文内容の確認ページまで進んだら、
※お客様メモ欄に○〇定期発注と○○にオフィスの名前を入力する
（例：MU定期発注）
※ポイント利用の場合は　紙の納品書のスキャンをとって経理へ共有する。（経理フォルダへ保存）

※注意点
コメント備考は必ず見る事
フォレスト…アルコールウェットテッシュ本体の注文が来ていたら壊れてなのか担当にチャットで確認する。基本は詰替えのみ。
昼食場所Ａ・Ｂ・Ｃについては→各1ヶのみ
品物が品切れの場合…品切れの為〇/〇入荷次第発送となりますと備考に入力（チャットでもOK）
キャンペーンで購入、合わせ買いで購入→キャンペーンで購入（合わせ買いキャンペーンで購入）した〇〇〇も納品されますと備考に入力（チャットでもOK）
送料かかってしまうほどの少量の場合は、送料2000足りなかったのでペーパータオル、ティッシュペーパーの消耗品も一緒に頼みましたので宜しくお願い致しますと入力（チャットでもOK）
（※WT、MKはトイレットペーパーを使用しない、各オフィスで使用する物を確認して発注する）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　11時まで発注→当日納品
それ以降→翌日納品

☆アスクル・・・ネット注文　　　　　　　　　　　　　　　

フォレストと同じように発注依頼があったら見積もりを発行し、印刷する。
Wチェック完了後、「合計金額」「納品先」「お客様メモ欄入力」に注意して手配！

アスクルとフォレストウェイは、個数計ではなく、品数を申請書に記載する！！

☆フォレスト（返信用クラフト封筒）・・・FAX注文　　　　　　　　　　　　　　
◆フォレスト（返信用封筒）のみFAXで発注する。

① 小口現金が入っているキャビネット内真ん中の段にある「備品発注書」ファイルに「封筒オリジナル作成サービスご注文書」というFAX注文書があるので、用紙に記入する。
基本リピートなので、同ファイルないの該当オフィスの「リピート№」を記入。※下部に記入例あり

③ 総務内ダブルチェックする。

④ FAXで注文する。

⑤ 発注完了したら、Box\#総務・法務G\#総務\03_備品\01_物品・発注\02_業者宛て発注書\Forestway（返信用封筒）\返信用封筒発注書（済）に格納。

☆富士フィルム（コピー用紙）　　　　　　　　　　　　　　

・・・イークイックスのサイトでネット注文
お届け先変更→左の緑の選択をクリック

☆ウォータースタンド（トナー／ドラム）・・・ウォータースタンドでネット注文
本店・営業所分一括ご注文→店舗（営業所）から商品を選択→お届け先のオフィスを選ぶ。右の選択をクリック。純正じゃなく基本はリユース品で。２個の場合は２個単位の物が安いのでそちらを選ぶ。希望納期（3営業日以内）

☆ゴール・・・全オフィス分の発注を取りまとめて、注文書を作りメールで発注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
①注文書の作成
・注文書は、Box#総務・法務G#総務\03_備品\01_物品・発注\02_業者宛て発注書\ゴール（通常封筒）内のゴール封筒発注書を使用。
・シートをコピーして、日付を修正する。
　前回の履歴を削除、まとめて全オフィス分の数量を入力する。
　印刷（PDF）デスクトップ保存、00_00_封筒発注依頼と名前をつけて保存。
②ゴールの岡本さんメールに添付して送る。CCに部署の部長も入れる。
③注文確定後、注文確認書がメールで届くので、以下総務・経理フォルダへ格納する。
総務：Box#総務・法務G#総務\03_備品\03_封筒\ゴール\注文確認書
経理（納品日確認のため）：Box!SUS・全社共有!総務⇔定期発注\00.財務経理

☆ピッツニーボウズ（デスポのインク）　　　　　　　　　　　　

・・・ピッツニーボウズのサイトでネット注文

☆共同パッケージ（オリジナルビニール袋）・・・メール注文（板垣様宛）※下記詳細【メール文章】——————————————
株式会社共同パッケージ
板垣様
いつもお世話になっております。
SAKURA United Solution株式会社　○○と申します。

ポリ袋　0.1ミリ厚×幅230ミリ×深310ミリ（透明）
数量　　5,000枚

発注させていただきます。
金額、納品日が分かりましたらお知らせください。
よろしくお願いいたします。

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メールの返信が来て金額が分かったら物品購入申請を提出する
（添付ファイル参照）
目的・・・［定期発注］オリジナルビニール袋　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　納品場所・・・武蔵浦和
内容・・・オリジナルビニール袋　
5,000枚ポリ袋〈0.1×230×310〉数量5,000枚（＠〇.○○円）
合計　　○○,○○○円（税抜）
消費税　　〇,○○○円
合計　　〇〇,○○○円（税込）

※オリジナルビニール袋は　毎年9月と2月に一括発注を行っている。
　9月は赤色も必要であれば一緒に発注。
　発注数は各オフィスのオフィス長、税務担当へ確認。（中浦和、江坂、南越谷、高崎）
※出来高すべて買い取りなので、5000依頼して、5200枚となる場合もある。
　稟議の作成にその旨記載しておく。