②「TEL管理表」について
◇ファイルの場所
・サーバーの「\\192.168.1.1\総務部\５．設備(オフィス)・車両・電話\☎電話」の中に
「TEL管理表」Excelファイルがある。
・状態は常に最新で、上書き保存しています。
・更新した時は、財務経理部 近藤福さんにプリントアウトして渡しています（情報共有）
◇「TEL管理表」の内容
「NTT」、「NTTコミュニケーションズ」、「ソフトバンク」との契約を網羅しています
①「NTT」は、全オフィスの固定電話、0088ではじまるフリーダイヤル
②「NTTコミュニケーションズ」は、主に0120ではじまるフリーダイヤル
③「ソフトバンク」は、テレアポ専用回線
◇どんな時に見たり、更新したりするのか
・「現状この電話番号は何に使用しているのか？または使用していないのか？」「契約、解約の履歴
はあるか？」などの情報が知りたい時に見ます。
・更新については、
①新規で電話番号を引いた時（契約書が届いたらその内容を見ながら入力します）
②引越などで電話番号を移設した時（同上。ただし、移設時は契約書が届かない例もありました。
その場合は後日、財務経理部から請求書のコピーをもらい、内容を確認しながら入力）
③解約した時 解約手配が済んだら、解約した際の情報を入力します
④フリーダイヤルを契約した、解約した
・フリーダイヤル、テレアポ以外は、「NTT」「NTTコミュニケーションズ」に依頼し契約します。
・【0120】にこだわりがある、日程に余裕がある場合は「NTTコミュニケーションズ」、
【0120】にこだわりなし、日程に余裕がない場合は「NTT」など、
依頼者に確認しながら進めます。
「NTTコミュニケーションズ」の連絡先は、0120-260-260（HP参照）。
⑤ボイスワープ、ナンバーディスプレイなどの機能を契約した、解約した
・特に注意なのが、テレアポ専用回線はドリームソリューションに依頼しないと
【ナンバーディスプレイ】の機能はありません。三橋さんにだいたい付けてと言われます。
折り返し対応があるためです。オプション扱いで自動的に付かないので注意！！
・ボイスワープは、MO以外の遠隔オフィスでは【オフィスA】のプランの中に含まれています。
MOのみ【オフィスA】の契約ではないため含まれていません。回線ごとに都度契約します。
契約内容に何か変化があった際は必ず入力しておきましょう!!
◇入力後の資料や、工事に関する申請書や書類のファイリング
・単発の手配は総務部の緑キャビネット内にある「電話」のファイルに入れます。
・とくに業者で分けず、時系列です。
・契約以外にも、配線処理などの工事内容も一緒に入っています
・遠隔オフィスの新店立ち上げや移設工事の際の書類は、それぞれのオフィスのファイルに
入れています。
◇ファイリングする理由
・現状はだいぶ整理がすすみ、総務部で把握してきていますが、過去は各オフィスや部署で
フリーで工事を行っていたため、過去の履歴や経緯や誰がどのような工事をしたかが不明で
洗い出しが大変でした。
・時系列や、オフィスごとにファイリングしておくことによって、次に移設があった時、
再度工事が必要な時、解約するのにどんな契約をしているかの状態が把握できます。
・NTTにも情報はありますが、商品数が多いことがあり抜けたりしますので、解約時にこちらから
契約時の書類をFAXするなどして内容を把握してもらったこともあります。
・
証拠保全や、後任の為にも必ず資料はファイリングしましょう！！
