年末年始・イベント時など、状況に併せて留守番メッセージを変更している。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【メッセージ要点】
下記3点が分かる案内文章を作る。
・今どういう状況だから電話がつながらない
・いつになったら電話がつながるのか
・急ぎの要件はどうしたらいいのか
総務で吹き込んでいるのは「代表電話」のみだが、
必要に応じて他部署へも留守電メッセージ例を回覧している。
https://ondoku3.com/ja/
⇑これで音声作成できます。
変更方法 （武蔵浦和）
① 「聞取」のボタン（＝留守番電話を聞くボタン）を押す
② 「32＃」をプッシュ、『ピピ！』となったら録音
③ 受話器を置いて終了
◆録音した音声の確認方法
① 「聞取」のボタンを押す
② 「31＃」をプッシュ
③ 受話器を置いて終了
【文例集】
・通常時
・有休取得推奨日
・お盆休み
・年末年始
・気象・災害（台風、大雨、暴風、降雪）
・会社行事（経営計画発表会、周年パーティなど）
＞休業/早じまい/遅開き
『通常時』
お電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社 でございます。
ただいまの時間は、営業時間外となっております。
弊社の営業時間は、土曜・日曜・祝日・弊社指定の休日を除く、
平日 午前 9時から 午後 5時まで となっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただけますよう
お願い申し上げます。
『有休取得推奨日』
電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社 でございます。
20〇〇年〇月〇日は、働き方改革推進の一環として
弊社の休暇推奨日のため原則お休みとさせていただいております。
担当者が出社している場合もございますので、
お急ぎの方は部署直通電話、または携帯電話へ
お掛け直しいただけますようお願いいたします。
弊社の営業時間は、土曜・日曜・祝日・弊社指定の休日を除く、
平日 午前 9時から 午後 5時までとなっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただけますよう
お願い申し上げます。
『お盆休み』
『お電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社 でございます。
弊社では、誠に勝手ながら８月〇日から８月〇日まで夏季休業と
させて頂いております。
8月〇日〇曜日 午前9時より、平常通り営業いたします。
誠に恐れ入りますが、〇日以降におかけなおしいただけますよう、
お願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。』
『年末年始休暇』
はい、SAKURA United Solution株式会社 でございます。
誠に勝手ながら、12月〇日から1月〇日まで
年末年始休業とさせて頂いております。
新年は1月〇日から営業いたします。
＜パターン1 or 2＞
＜パターン１＞
社員が出社している場合もございます。
その場合にはダイヤルインにて対応しております。
お急ぎの方はダイヤルインにお掛けいただけますよう
お願い申し上げます。
＜パターン2＞
ご用件のある方は、発信音のあとにお名前・お電話番号・
メッセージをお話しください。
1月〇日以降にこちらからご連絡いたします。
お電話ありがとうございました。
→代表電話はパターン1で入れています。
『気象・災害 -台風で早じまい-』
お電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社 でございます。
大型の台風の接近により、
〇月〇日は、〇〇時で営業を終了いたしました。
〇月〇日は、〇〇時より営業を予定しております。
なお、営業時間は、台風の状況により、変更となる場合がございます。
誠に恐れ入りますが、おかけ直しいただきますよう、お願い申し上げます。
注意！
国や気象庁から何か警報・勧告など出ている場合は
「●●発表の××に基づき」など入れると納得度が高まるかもしれません。
大雪の為/豪雪の為/荒天の為/気象の影響により/気象災害の為/暴風の為/異常気象の影響により
『経営計画発表会』
お電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社 でございます。
誠に勝手ながら、社内行事の為、
本日（〇月〇日でも可）の業務は終了いたしました。
誠に恐れ入りますが、7月〇日 月曜日の 午前9時以降に
おかけ直しいただけますようお願い申し上げます。
＜パターン1 or 2＞
＜パターン1＞
社員が在席している場合もございます。
その場合にはダイヤルインにて対応しております。
お急ぎの方はダイヤルインへお電話いただけますよう
お願いいたします。
＜パターン2＞
ご用件のある方は、発信音の後にお名前・お電話番号・
メッセージをお話しください。
7月〇以降にこちらからご連絡いたします。
お電話ありがとうございました。
注意！
代表電話はパターン2かと思いますが、
KKH翌日の土日に出社してる人もいるので、都度検討ください。
『コロナ対策』
お電話ありがとうございます。
SAKURA United Solution株式会社でございます。
政府より発令されました緊急事態宣言の期間延長に伴うコロナウィルス感染拡大防止対策のため営業時間を、土曜・日曜・祝日を除き、５月７日から5月31日までの平日の、10時から14時30分までと短縮させていただいておりますため、お問い合わせにすぐに対応できない場合がございます。
ご不便をおかけしますが予めご了承ください。
お急ぎの方は、各担当者へのご連絡は、名刺に記載しております携帯電話にお掛けいただけますようよろしくお願いいたします。
お急ぎではなくご用件のある方は、発信音のあとにお名前・お電話番号・メッセージをお話しください。
後日担当者より折り返しの対応をさせていただきます。
誠にご不便をお掛けいたしますが、よろしくお願いいたします。
留守番通常メッセージ（戻すとき）
—————————————————————————–
SAKURA United Solution株式会社でございます。
誠に恐れ入りますが、ただいまの時間は営業時間外となっております。
ご用件のある方は、メッセージをお入れいただくか、 平日 午前9時から午後5時の間におかけ直しくださいますようお願いたします。
お急ぎの方は、担当者の直通の携帯電話にご連絡をお願いいたします。
お電話ありがとうございました。
