掃除の業者さん・業務委託者について

清掃業者：たてものサービス
業務委託：山下恭一さん
業務委託料の請求書確認データ作成～メール送信方法
請求書・明細書作成～稟議起票

＜契約内容＞
株式会社たてものサービス
・SHトイレ　SHは毎週木曜日来社
・NUトイレ

＜対応内容＞
★毎週のおそうじの作業完了報告書対応
掃除に「来た時」「帰るとき」に内線電話でお知らせくださいます。
「帰るとき」に『作業完了報告書』（納品書相当）をいただくことになっているので、
① 会社名（MUは「さくら経営」、NUは「さくら税務」）を確認して、MUのもののみいただく
※NUは向こうで受け取って中浦和便で経理にわたります
②総務の日付印を押して（作業完了確認の意）、経理へ回す。

★会社指定休日対応
「年末年始休み」「お盆休み」「有休取得推奨日」「台風・積雪休み」などの場合、
業者さんのほうで弊社のカレンダーを把握しているわけはもちろんないので、事前に
・お掃除をお願いしている日に弊社がお休みであること
・同じ週の別の日に振り替えるか、一週お休みにしていただくか（その場合料金確認）
の連絡を入れてください。
稀に先方のやむを得ない事情（担当がインフルで人がいないなど）で振替になる場合もあります。
イレギュラーな振り替えが発生した場合は、中浦和オフィス、白幡オフィス、経理へもその旨連絡を入れてください。

★重点的にお掃除してほしい箇所お伝え
「洗面台の水の出が変（汚れでセンサーが誤作動）」「床の端にカビが」など社内から指摘があった場合、
そのあたりも留意して掃除してほしい旨お伝えします。
とはいえ、基本のおそうじ（拭き上げなど）料金範囲内での契約なので、「排水管のつまりを解消してほしい」とか、「通路まで掃除してほしい」「さび落としをしてくれ」などはおそうじ担当では対応できない+別料金発生してしまうので注意してください。（本社と交渉になるかと。）
おそうじ範囲については「作業完了報告書」に記載あります。
定期的なパイプユニッシュなど、総務で対応できるところは総務でやったりしています。

武蔵浦和オフィスと浦和マーケティングオフィスで、清掃業務を請け負ってくださる方と業務委託契約を締結しています。（2025/10月現在　山下恭一さん）

■清掃の範囲と出勤日

【各エリアの清掃日】

【時間】　9時～10時半頃　

※浦和マーケは基本週1回月曜日のみ出勤で、トイレ掃除とフロア清掃をやっていただいています。

業務委託料の請求書確認データ作成～メール送信方法

通常、業務委託料の請求書はご本人から会社に送るものですが、本件は法務総務Gで代理で作成～稟議起票まで行っています。
毎月月初（できれば初日）に作成し、山下さんに日数や金額の確認メールを送信（5日までにご確認いただく）、ＯＫならMajorFlowで稟議書を上げます。

１．月初初日に、「★山下さん作業チェックシート」の内容と出勤日が正しいかを確認する。
　　必ず誰かにＷチェックを依頼すること。

↓2025.11　現在自動化しています↓

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２．内容確認後、以下に格納している請求書作成用のExcelで請求書と明細書を作成する。

Box#総務・法務G#総務\01_日常\00_デイリー業務\山下さん\請求書作成　「山下さん請求書」

　⑴1シート目の「★請求書雛形」と2シート目の「★別紙雛形」をそれぞれコピーして、
　　請求書は「202510請求書」（年月請求書という形式）、明細（別紙）は「202510別紙」
　　と名付けする。

　⑵「★山下さん作業チェックシート」の請求書作成をしたい月のシートを開き、A～G列の
　　該当箇所をコピーし、⑴で作成した「別紙」に張り付ける。
　　※必ず「値のみ貼付け」してください。
　　別紙のA2セルに「年月」を記入する。（例：2025年10月）